休職延長 伝え方｜メールと電話の例文と、診断書・期限・傷病手当金の確認順

診察室を出て、会計を待つ間。診断書の封筒が、手の中でやけに重い。

「引き続き、休養が必要ですね」

先生の声が、頭の中で何度も繰り返される。休めることにほっとするより先に、別の言葉が浮かんでくる。

「また会社に連絡しなきゃいけないのか」

「延ばしたいなんて、どう切り出せばいいんだろう」

「電話で上司の声を聞くだけで、胃が痛い」

「休職延長 伝え方」と検索したあなたは、期限が近づくのに言い出せない気持ちを、ひとりで抱えてきたのではないでしょうか。先に答えを言います。休職延長の伝え方は、「主治医の判断」「診断書の期間」「診断書をいつ出すか」の3点を、まずメールで一報する形が、行き違いが少なく進めやすい形です。自分で期間を決めるのではなく、主治医の判断をそのまま会社に渡す。この記事はその順番で、メールと電話の例文まで書きます。

専門語を2つだけ。「休職期間満了」は、会社が決めた休職の期限日のことです。就業規則に書かれていて、延長を伝えるならこの日より前、というのが基本の考え方になります。「傷病手当金」は、仕事以外の病気やけがで仕事を休んだ時に、加入している健康保険から出る手当です。会社の休職期間とは、期間の数え方が別になります。順番に整理します。

休職延長 伝え方で迷うのは、言い方の前に「何を伝えるか」が決まっていないから

言い出せない日が続くと、「自分は伝え方が下手なんだ」と思ってしまいます。でも、つまずいているのは言葉の上手さではないことが多いのです。何を、誰に、どの形で渡すかが決まっていないから、手が止まる。

渡す材料は、3つです。

• 主治医の判断：引き続き療養が必要かどうか。診察で言われたとおりの言葉で
• 診断書の期間：診断書に書かれる療養の期間。いつまで、が分かっていれば添える
• 診断書の出し方：いつ、誰に、どの形（郵送・メール・手渡し）で出すか

延長できるかどうかを決めるのは、あなたではなく、就業規則に沿った会社の判断です。あなたの役目は、延長を「お願い」して頭を下げることではなく、自分で決めず、主治医の判断をそのまま運ぶこと。そう考えると、言うべきことは意外と少ないと気づきます。

ここで1つだけ、線を引いておきます。診断書に書かれている内容より軽く言うことも、重く言うことも、しないでください。どちらも、あとで行き違いになります。主治医が言ったことを、言ったとおりに渡す。それが、いちばん自分を守る伝え方です。

休職延長 伝え方の前に確認する、診断書・就業規則・期限・お金の4点

メールを書く前に、手元で確かめておくことが4つあります。どれも1〜2分で終わる確認です。

①診断書｜期間の見込みを書いてもらえるか、主治医に聞く

厚生労働省の「職場復帰支援の手引き」は、休業を始める時の診断書について、病気休業を必要とする旨のほか「必要な療養期間の見込みについて明記してもらうことが望ましい」と書いています（厚生労働省｜心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き）。これは休業の開始時についての記述ですが、延長の時も、いつまでという期間が書かれているほうが、会社は手続きを進めやすいと考えられます。診察の時に「会社に出す診断書なので、療養が必要な期間も書いていただけますか」と一言添えておくと、あとが楽になります。

②就業規則｜延長できるか、何回までかは、会社ごとに決まっている

休職の扱いは、会社の就業規則で決まる仕組みです。厚生労働省のモデル就業規則は、休職について「休職の定義、休職期間の制限、復職等については、労基法に定めはありません」と説明しています。同じモデルの例では、休職期間が満了してもなお傷病が治癒せず就業が困難な場合は「休職期間の満了をもって退職とする」と書かれています（厚生労働省｜モデル就業規則）。これはあくまでひな型で、実際の扱いは会社の就業規則しだいです。だからこそ、期限の前に連絡して、会社と一緒に次の段取りを確かめておく意味があります。

就業規則の「休職」の章で見るのは、延長の申し出ができるか、申し出の期限、診断書の提出先の3つです。手元に就業規則がなければ、人事・総務に「休職の延長の手続きと、申し出の期限を教えてください」と聞く形で足ります。

③期限｜休職期間満了の日より前に、一報を入れる

延長の申し出の期限は、会社によって違います。就業規則に「満了の何日前までに診断書を添えて申し出ること」と書かれていることもあれば、書かれていないこともあります。いずれにしても、満了日を過ぎてからより、前に連絡するほうが、会社も準備しやすくなります。診断書が間に合いそうにない時は、次の節の「診断書が出る前の一報」が使えます。

④お金｜傷病手当金の期間は、休職の期限と別に数える

休職を延ばす時にいちばん気になるのは、収入のことかもしれません。傷病手当金は、会社の休職期間とは別の数え方をします。くわしくは、下の傷病手当金の節でまとめます。

休職延長 伝え方 メール｜診断書が出る前の一報と、出たあとの申し出の例文

電話で声が詰まる日でも、メールなら落ち着いて書けます。メールには送った日と中身が残るので、「言った」「聞いていない」の行き違いも起きにくくなります。宛先は、就業規則や会社の案内で窓口になっている人（直属の上司、または人事・総務）です。迷う時は、上司と人事の両方に宛てて送る形もあります。

診断書がまだ手元にない時の一報

診察を受けたその日に、まず一報だけ入れておく形です。メールは「診断書が出る前の一報」から始めると、気持ちが少し軽くなります。決まっていないことは、決まっていないまま書く形で進められます。

件名：休職期間の延長についてのご相談（〇〇）

〇〇部 〇〇様
お疲れさまです。〇〇です。
休職期間の延長についてご相談したく、ご連絡しました。
本日、主治医の診察を受け、引き続き療養が必要との判断をいただきました。復職の時期は、〇月〇日の次回診察で改めて確認します。
診断書は、発行され次第、ご指定の方法で提出します。延長の手続きの流れと、診断書の提出期限を教えていただけますか。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
〇〇

診断書が出たあとの正式な申し出

件名：休職期間の延長のお願い（診断書を提出します）

〇〇部 〇〇様
お疲れさまです。〇〇です。
主治医より、〇月〇日までの療養が必要との診断書が出ました。つきましては、診断書のとおり〇月〇日までの休職期間の延長をお願いいたします。
診断書は〇〇（郵送／メール添付／手渡し）で提出します。原本が必要な場合は、送り先と宛名を教えてください。
復職の時期は、主治医と相談しながら、状況が変わりましたらすぐにお伝えします。
ご負担をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇

書く時のコツは3つあります。1つ目は、症状を長く書き連ねないこと。診断書に書かれた範囲を伝えるほうが、行き違いが起きません。2つ目は、期間を「お願い」ではなく「診断書に書かれた期間」として書くこと。3つ目は、手続きと期限を質問に入れること。相手が次に何をすればいいかが分かると、返事が早くなります。

メールの返事が来ない時

送ったあと、返事を待つ時間がいちばん苦しいものです。数日たっても返事がなければ、同じメールの返信として、短く送り直します。

先日お送りした休職期間の延長の件で、手続きの流れと提出期限を確認させてください。診断書の提出方法も合わせて教えていただけますか。

上司から返事がない時は、人事・総務に同じ内容を送る形もあります。不在やメールの埋もれによる、悪意のない見落としのこともあるからです。

休職延長 伝え方 電話｜短い台本と、「復職できそう？」と聞かれた時の返し方

電話は、声で状況が伝わる良さがあります。一方で、体調が不安定な時は、その場で言葉が出なくなることもあります。電話にするなら、紙に台本を書いて読む形にすると落ち着きます。

• 名乗って、用件：「〇〇です。休職期間の延長のご相談で、お電話しました。今、少しお時間よろしいですか」
• 主治医の判断：「主治医から、引き続き療養が必要との判断をいただきました」
• 期間と診断書：「診断書に書かれた期間は〇月〇日までです。診断書は、いつ、どこへ出せばよいですか」
• 切る前に：「要点をあとでメールでお送りします」

電話のあとは、要点を短いメールで残すと、決まったことと宿題が文字で残ります。「〇月〇日に電話でお話しした件、延長の手続きと提出期限は〇〇、診断書は〇〇へ提出、と理解しています」。この3行で足ります。

電話でいちばん困るのは、「いつ戻れそう？」と聞かれた時です。焦って「来月には戻れると思います」と答えてしまうと、あとで自分の首をしめます。復職できるかの見通しは、まず主治医の診察で確かめるものです（最終的に復職を決めるのは、主治医の意見などをもとにした会社です）。厚生労働省の手引きも、主治医による職場復帰可能の判断（第2ステップ）のあとに、事業者が最終的な職場復帰の決定を行う（第4ステップ）流れを示しています（厚生労働省｜心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き）。だから、その場では見通しを約束せず、答え方をこう決めておくと言いやすくなります。

今は、まだ見通しをお伝えできません。次の診察で主治医に確認して、結果が分かり次第、すぐにご連絡します。

分からないことを「分からない」と伝えるのは、誠実な答え方です。分からないまま約束だけしてしまうほうが、会社にとっても本人にとっても負担になります。

連絡のたびに気力を使うことを考えると、診断書を出す日と、延長の一報を入れる日を、できるだけ同じ日にまとめておくのも1つの手です。厚生労働省の手引きも、会社側から休業者に連絡するタイミングの例として「診断書や傷病手当金申請書の提出のタイミング」を挙げ、そうすると「本人への負担が軽減されることがある」と書いています（厚生労働省｜心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き）。連絡の回数を減らすことは、回復に使える力を残すことにもつながります。

「迷惑をかける」「申し訳ない」で言い出せない時の考え方

例文があっても、指が止まる日があります。その理由の多くは、言葉ではなく罪悪感です。「延ばしたら、同僚の負担が増える」「また休むのか、と思われる」。そう考えるほど、送信ボタンが遠くなります。

ここで、見方を1つだけ変えてみてください。延長の連絡は、「迷惑のお願い」ではなく、回復の途中経過を会社に渡す連絡です。まだ療養が必要だという事実を、診断書という形で知らせる。会社は、それをもとに、人員や手続きを組み直す。連絡がないまま期限が過ぎることのほうが、会社にとっても読めない状態になります。

だから、メールにも電話にも、謝る言葉は1回にとどめる形があります。謝る言葉より、事実と手続きを渡す。「ご迷惑をおかけします」は、1回で伝わります。その代わりに、診断書の期間と、提出の方法を、はっきり書く。そのほうが、読む側も動きやすくなります。

それでも「休んでいる自分」を責めてしまう時は、焦りや罪悪感で休めない時の、時期別の整え方をまとめたこの記事に、延長中の過ごし方を書いています。

休職延長と傷病手当金｜休職の期限と手当の期限は、別に確認する

休職を延ばす時に、同時に確認しておきたいのが傷病手当金です。協会けんぽの案内には、「傷病手当金の支給期間は、支給を開始した日から通算して1年6か月です」と書かれています（協会けんぽ｜傷病手当金）。

ここで押さえたいのは、この1年6か月は「会社の休職期間」ではなく、「傷病手当金が出る期間の数え方」だということです。会社の休職期間が延びても、手当の数え方がそれに合わせて変わるとは、案内に書かれていません。休職の期限と手当の期限は、別に確認する。会社の休職の終わりの日と、手当の数え方の終わりの日を、並べて見ておくと、見落としが減ります。すでに一度受け取ったことがある場合の通算の考え方は、傷病手当金で同じ病気の2回目に、通算の残りと「治ったとみなされたか」を確かめる方法をまとめたこちらの記事で説明しています。

延長の連絡の時に、傷病手当金の書類の流れも合わせて聞いておくと、二度手間が減ります。協会けんぽのよくある質問には、申請書について「申請書は被保険者、事業主、主治医が各項目を記入し、必要書類を添えてご提出ください」とあります（協会けんぽ｜傷病手当金のよくあるご質問）。会社の担当者が書く欄もあるので、メールに「傷病手当金の申請書の流れも合わせて教えてください」と一文を足しておく形があります。

受け取れるかどうか、いくら受け取れるかは、加入している健康保険（協会けんぽ、または健康保険組合など）が判断します。協会けんぽの案内も、仕事に就けない状態の判定は「療養担当者の意見等を基に、被保険者の仕事の内容を考慮して判断されます」としています（協会けんぽ｜傷病手当金）。この記事で受給を約束することはできないので、自分の場合は、加入先の窓口で確かめてください。会社が書類を渋る時の動き方は、傷病手当金の書類を会社に渋られた時の動き方をまとめたこちらの記事が参考になります。

休職延長のことで、誰にも言えない時の相談先

※本記事は医療的な診断・治療を勧めるものではありません。つらさが続く時は専門機関へ相談してください。

休職の延長は、延ばすかどうかの判断も会社への連絡も、体調が悪い時ほど負担が重なります。話せる場所を、先に持っておく形があります。

• 主治医：診断書に何を書いてもらうか、期間をどう伝えるか、診察のたびに相談できます
• 会社の人事・総務、産業医や相談窓口：休職の手続きと提出書類の相談先。会社に産業医や相談窓口があれば、上司に直接言いにくい時の入口になります
• こころの耳（厚生労働省）の電話相談：働く人のための窓口。下で番号と時間を書きます

どこに話せばいいか決めかねる時は、厚生労働省の「こころの耳」があります。働く方やそのご家族が対象の電話相談で、平日（月〜金）は17時から22時（受付は21時50分まで）、土日は10時から16時（受付は15時50分まで）です（祝日・振替休日・年末年始を除く）。番号は0120-565-455です（こころの耳｜電話相談）。かける前に、公式ページで番号と受付時間を確認してください。

眠れない日が続く、食事がとれない、体に強い症状が出る。そうしたサインがある時は、会社への連絡の前に、まず主治医へ話すことを選んでください。

休職延長 伝え方のよくある質問

休職延長を伝える時、最初に何をすればいいですか？

主治医の判断を確かめ、診断書に療養が必要な期間を書いてもらうよう頼むのが最初です。そのうえで、「主治医の判断」「診断書の期間」「診断書の出し方」の3点を、メールで会社に一報します。

休職延長は、電話とメールのどちらで伝えるのがよいですか？

決まりはありません。メールは記録が残り、落ち着いて書けます。電話は声で状況が伝わりますが、体調によっては負担になります。電話にした場合も、あとで要点をメールで送っておくと、行き違いを防げます。

診断書がまだ出ていない段階でも、休職の延長を伝えられますか？

診断書が出る前に、一報だけ入れることはできます。「次回の診察で確認する」「診断書は発行され次第、提出する」と書き、手続きの流れと提出期限を質問する形です。ただし、後日提出が認められるかは会社によるため、就業規則か人事に確認してください。

休職延長は、上司と人事のどちらに伝えればいいですか？

就業規則や会社の案内で窓口が決まっていれば、そこへ。決まっていなければ、直属の上司と人事・総務の両方に宛てて送る形があります。上司に言いにくい時は、人事・総務に先に連絡して、手続きの流れを聞く方法もあります。

休職を延長すると、傷病手当金の期間も延びますか？

協会けんぽの案内では、傷病手当金の支給期間は「支給を開始した日から通算して1年6か月」とされています。会社の休職期間とは別の数え方なので、休職を延ばしても、手当の期間が自動で延びるとは書かれていません。受け取れるかは加入先の健康保険で確認してください（協会けんぽ｜傷病手当金）。手当の残りの期間は、加入先で確かめるのが目安です。

まとめ｜休職延長 伝え方は、主治医の判断を3点にして渡す

休職延長の伝え方は、「主治医の判断」「診断書の期間」「診断書の出し方」の3点を、まずメールで一報する形が進めやすい、というのがここまでの整理でした。診断書が出る前でも、決まっていないことは決まっていないまま書いて、手続きと期限を聞く。電話なら、台本を紙に書いて読む。復職の時期を聞かれたら、次の診察で確認すると答える。

今日できることは、1つだけで足ります。診断書に期間を書いてもらうよう、主治医に頼むこと。あるいは、上の一報の例文を自分の名前に書き換えて、下書きに保存すること。まず一報、手続きの確認は返事のあとで。診察室を出たあとの重い封筒が、少し軽くなりますように。