再就職に必要な書類｜転職先に出す雇用保険被保険者証・基礎年金番号・源泉徴収票と、手元にない時の頼み先

内定の連絡を受けた日の夜。メールには「入社に必要な書類」が箇条書きで並んでいる。

引き出しを開けても、前の会社の書類がどこにあるのか思い出せない。辞める時に、もう何も考えたくなかったから。

「雇用保険被保険者証って、どれのこと？」

「年金手帳なんて、もう持っていない気がする」

「前の会社に連絡するのは、できればしたくない」

「再就職に必要な書類」と検索したあなたは、新しい職場への一歩を踏み出したところなのに、また前の会社に引き戻されるような気持ちになっているのだと思います。先に答えを言います。転職先に出すことが多いのは、雇用保険被保険者証、基礎年金番号が分かるもの、前の会社の源泉徴収票の3つに、マイナンバーなどを加えた4つ前後です。ただし、どの書類も、手元にない時の頼み先が決まっています。

専門語を1つだけ。「雇用保険被保険者証」は、雇用保険に入っている人に割り当てられる被保険者番号が書かれた書類です。転職先は、この番号を使ってあなたの雇用保険の加入手続きをします。この記事は、書類ごとに「何のために出すのか」「手元にない時はどこに頼むのか」の順で整理します。

再就職に必要な書類｜転職先に出す4つと、前の会社から届くもの

入社の案内に書かれている書類は、会社によって少しずつ違います。それでも、次の4つは多くの会社で目にします。

• 雇用保険被保険者証：雇用保険の加入手続きに使う書類（被保険者番号の確認）
• 基礎年金番号が分かるもの：年金手帳または基礎年金番号通知書
• 前の会社の源泉徴収票：その年の年末調整で、前の会社の給与を合わせて計算するために使う書類
• マイナンバーが分かるもの：会社が案内する形式に合わせて出す

この中で、前の会社から手元に来るのは、被保険者証（会社が預かっていた場合）と源泉徴収票です。前の会社が出す書類と、自分で取れる書類を分けて考えると、連絡が必要なのは多くても1〜2か所に絞れます。

離職票は、転職先に出す書類の一覧とは別の話

前の会社から届く書類に「離職票」もありますが、こちらはハローワークで失業保険の手続きをする時に使う書類です。転職先への入社書類の一覧には、ふつう入っていません。届かなくて困っている時は、離職票が届かない時の動き方をまとめたこちらの記事で整理しています。

雇用保険被保険者証｜転職先に出す理由と、見当たらない時

雇用保険被保険者証は、転職先が雇用保険の加入手続きをする時に、被保険者番号を確かめる材料になります。前の会社で預かっていた場合は、退職の時に返してもらう形が多い書類です。在職中に自分で持っていた人は、引き出しやファイルの中を探してみてください。

見当たらなくても、ハローワークの案内では再交付の道が示されています。北海道のハローワークのQ&Aには、被保険者証を紛失した場合は、ハローワークに「雇用保険被保険者証再交付申請書」を届け出ることで再交付ができる、と書かれています（北海道労働局｜ハローワーク札幌 Q&A（雇用保険の加入））。

同じQ&Aには、新しい会社に入る時に被保険者証を紛失して被保険者番号が確認できないと、新しい被保険者証（被保険者番号）が与えられることになる、との説明もあります。この場合は以前の番号の被保険者データと通算されないため、基本手当の支給を受けようとする時に所定給付日数が少なくなることがある、とも書かれています。番号が分からないまま入社の手続きに進まない。見つからない時は、転職先に伝える前に、ハローワークか前の会社に聞くほうが安全です。

そもそも雇用保険に入っていたのか自信がない場合は、雇用保険に入っているかの確認の仕方をまとめたこちらの記事も参考になります。

年金手帳・基礎年金番号通知書｜基礎年金番号が分かれば足りる場面

転職先に求められる「年金手帳」は、基礎年金番号を確かめるためのものです。日本年金機構の案内では、年金手帳をなくした場合も、基礎年金番号通知書をなくした場合も、基礎年金番号通知書が再発行されます（日本年金機構｜年金手帳や基礎年金番号通知書をなくした場合）。つまり、今は「基礎年金番号通知書」が、年金手帳に代わる書類の位置にあります。

書類が手元になくても、番号を調べる道があります。日本年金機構の「基礎年金番号の確認方法」には、マイナンバーカードでマイナポータルにログインして基礎年金番号を表示する方法と、ねんきんネットにログインして表示する方法が載っています。書類で確かめる場合は、基礎年金番号通知書、青色の年金手帳、国民年金保険料の納付書・領収書などが例に挙がっています（日本年金機構｜基礎年金番号の確認方法）。

書類を失くしていても、番号の確認から始める。そう決めておくと、入社日までの間にできることが見えてきます。年金事務所の窓口で再発行を受ける場合は、本人確認ができる身分証明書の持参が必要とされているので、行く前に年金事務所かねんきんダイヤルに電話で確かめてください。

前の会社の源泉徴収票｜年末調整で、前職の給与を合わせるために使う

源泉徴収票は、前の会社が1年間（または辞めるまで）に支払った給与と、そこから引いた所得税の額が書かれた書類です。転職先が、その年の年末調整で前の会社の分を合わせて計算するために、提出を求めます。

国税庁の質疑応答事例には、年の途中で入社した人について、前の会社の源泉徴収票がなく給与等の金額が確認できない場合は、年末調整を行うことができない、と書かれています（国税庁｜前の給与の支払者が支払った給与等の金額が分からないときの提出範囲）。源泉徴収票は、年末調整に間に合うように用意する。入社日そのものに間に合わなくても、年末調整までに届けば、という温度感で考える人が多い書類です。

前の会社から届いていない場合の考え方（会社が交付する時期の決まりや、頼み方のメールの形）は、退職証明書の代わりになるものをまとめたこちらの記事に整理してあります。この記事では、そこで書いた内容を繰り返さず、「転職先に何を出すか」の側に絞ります。

再就職に必要な書類が手元にない時｜書類ごとの頼み先の早見表

ここまでの内容を、「手元にない時はどこに頼むか」の形でまとめます。出典は、それぞれ前の段落に張ったページです。

• 雇用保険被保険者証：前の会社が預かっていないか確かめる。見当たらなければハローワークで再交付の申請
• 基礎年金番号が分かるもの：マイナポータルかねんきんネットで番号を確認。書類が要る時は年金事務所かねんきんダイヤルで再発行を相談
• 前の会社の源泉徴収票：前の会社に請求。届くまでの間は、転職先の担当者に「年末調整までに届ける形でもよいか」を聞く
• マイナンバー：転職先の案内に従う（提出の形式は会社ごとに違う）

前の会社に連絡するのがつらい時は、連絡が要る書類を源泉徴収票1つに絞る形に整えるのが、いちばん現実的な落とし所のことが多いです。被保険者証はハローワーク、基礎年金番号は日本年金機構と、前の会社を通さずに進められる道が用意されています。

入社書類の案内の読み方｜会社ごとの違いは、担当者に聞いて決める

入社の案内には、この記事で挙げた書類のほかにも、給与の振込先の届出や、扶養控除等申告書のような会社が用意する書式が載っていることがあります。書式は会社から渡される形が多く、前もって自分で探す書類とは性質が違います。

案内に「年金手帳」と書かれていても、基礎年金番号が分かるものでよいのかは、会社によって扱いが違うことがあります。書類の名前で迷った時は、担当者に「基礎年金番号通知書でも大丈夫でしょうか」「源泉徴収票は届き次第の提出でも問題ないでしょうか」と、メールで一言聞いてみてください。聞いたうえで、必要なものを揃えるほうが、探し回って疲れるより早く済みます。

再就職に必要な書類のよくある質問

転職先に出す書類は、何がいちばん大事ですか？

会社によって求める書類が違うので、まず入社の案内にある一覧を確かめてください。多くの会社で出番がある雇用保険被保険者証と、基礎年金番号が分かるものは、手元にあるか早めに探しておくと安心です。前の会社の源泉徴収票は、年末調整までに届く形になる場合もあります。

雇用保険被保険者証をなくしてしまった時は、どうすればいいですか？

ハローワークの案内では、「雇用保険被保険者証再交付申請書」を届け出ることで再交付ができるとされています。新しい会社に入る時に番号が確認できないと、新しい被保険者番号が与えられて、以前の被保険者データと通算されないことがある、とも書かれています（北海道労働局｜ハローワーク札幌 Q&A（雇用保険の加入））。見つからない時は、転職先に伝える前にハローワークで相談してください。

年金手帳が見つからない時は、再発行してもらえますか？

日本年金機構の案内では、年金手帳をなくした場合も、基礎年金番号通知書をなくした場合も、基礎年金番号通知書が再発行されます（日本年金機構｜年金手帳や基礎年金番号通知書をなくした場合）。マイナポータルやねんきんネットで基礎年金番号を表示する方法もあるので、書類を待つ前に番号だけ先に確かめる形も選べます。

前の会社の源泉徴収票が、入社までに届きません。どうなりますか？

国税庁の質疑応答事例では、前の会社の源泉徴収票がなく給与等の金額が確認できない場合は、年末調整を行うことができないとされています（国税庁｜前の給与の支払者が支払った給与等の金額が分からないときの提出範囲）。入社日に間に合わない場合の扱いは会社ごとに違うので、担当者に、届き次第の提出でよいかを聞いてみてください。

前の会社に連絡したくない場合は、何から手をつければいいですか？

雇用保険被保険者証はハローワーク、基礎年金番号は日本年金機構と、前の会社を通さずに進められる書類から始めると、気持ちの負担が軽くなりやすいです。前の会社に頼むのは、前の会社しか持っていない書類に絞る形が、取りかかりやすいと思います。

離職票は、転職先に出す書類に入りますか？

離職票は、ハローワークで失業保険の手続きをする時に使う書類です。転職先の入社書類の一覧には、ふつう載っていません。入社の案内に「離職票」と書かれている場合は、何を確かめたいのかを担当者に聞いてみてください。

まとめ｜再就職に必要な書類は、前の会社が出すものと自分で取れるものに分けて集める

再就職に必要な書類として多いのは、雇用保険被保険者証、基礎年金番号が分かるもの、前の会社の源泉徴収票、マイナンバーなどです。被保険者証はハローワーク、基礎年金番号は日本年金機構と、前の会社を通さずに進められる道があり、前の会社に頼むのは源泉徴収票が中心になります。

入社の案内の書類名で迷う日があっても、名前で迷ったら、担当者に目的を聞く。そこから、一つずつ集めていけば十分です。