退職証明書の代わりになるものは？目的別に使える書類と、会社に頼みづらい時の動き方

役所の窓口で、「退職日が分かる書類はありますか」と聞かれた。転職先からは、「退職証明書を出してください」とメールが来た。

でも、前の会社には連絡したくない。人事の名前を見るだけで、胸のあたりが固くなる。

「辞めた会社に、また頭を下げないといけないの？」

「手元にある離職票じゃ、だめなのかな」

「退職証明書の代わりになるものって、何かないの？」

先に答えます。退職証明書の代わりになるものは、何の手続きに使うかで決まります。たとえば国民年金への切り替えなら、厚生労働省の必要書類リストで、退職証明書・健康保険の資格喪失証明書・離職票などのいずれか、という並べ方になっています（厚生労働省｜【国民年金】加入・喪失・変更 必要書類リスト）。退職証明書でなくても進められる手続きは、思っているより多いのです。

そして、会社に連絡しなくても、自分で年金事務所に請求できる証明もあります。この記事では、目的ごとの代わりの書類、代わりにならない書類、それでも退職証明書が要る時の頼み方と相談先まで、順番に書きます。

退職証明書の代わりになるもの｜目的別の早見表

窓口や会社が「退職証明書」と言っていても、確かめたいのが「いつ辞めたか」なら、退職日が分かる別の書類で足りることがあります。何に使うかを先に確かめると、代わりが見つかることがあるのです。

使う目的	公的な案内で挙がっている書類（例）
国民年金への切り替え	退職証明書・健康保険の資格喪失証明書・離職票などのどれか
国民健康保険への加入	基本は職場の健康保険の資格喪失証明書（自治体によっては、扶養家族がいなければ離職票なども可）
健康保険の任意継続	申出書の事業主欄に退職日を書いてもらう、または退職証明書・離職票・資格喪失届の写しなど
ハローワーク（失業保険）	離職票
転職先への提出	転職先しだい＝何を確かめたいか聞く

表は、下のそれぞれの節で開いた公的な案内をまとめたものです。扱いは窓口ごとに違うことがあるので、出す前に電話で一言確かめてください。

国民年金への切り替え｜離職票や資格喪失証明書でもいい

厚生労働省の必要書類リストでは、退職した時の国民年金の手続きで、資格を失った日を証明できるものとして「退職証明書、健康保険喪失証明書、雇用保険被保険者離職証明書（離職票）、第1号・第3号被保険者資格取得勧奨状のいずれか」が挙がっています（厚生労働省｜必要書類リスト）。

市区町村の案内では、もっと幅広く挙げているところもあります。東京都江東区は、退職日を確かめる書類の例に、雇用保険受給資格者証や、退職日の記載がある源泉徴収票まで並べています（江東区｜会社などを退職したとき）。お住まいの市区町村のページも、一度見てみてください。

国民健康保険への加入｜基本は「資格喪失証明書」

国民健康保険の窓口で求められやすいのは、職場の健康保険をやめたことの証明です。東京都江戸川区は、資格喪失証明書などを持参するよう案内したうえで、扶養している家族がいない人は、退職証明書や離職票などでも届け出ができるとしています（江戸川区｜会社を辞めたので、国民健康保険の加入手続きをしたい）。

これは江戸川区の例です。認める書類は市区町村で違うので、お住まいの役所に確認してから行くと、二度手間になりません。

健康保険の任意継続｜離職票の写しでも進められる

前の会社の健康保険を続ける「任意継続」では、協会けんぽの案内に、退職日の確認ができる証明書として「退職証明書写し、雇用保険被保険者離職票写し、健康保険被保険者資格喪失届写し等」が挙がっています。これを出すと、日本年金機構からの喪失情報を待たずに手続きを進められるとされています。ただし、事業主か公的機関の証明印がある書類とされています。任意継続の申出書の事業主欄に退職日を書いてもらう方法もあり、写しはそれを待たずに進めたい時の手段です（協会けんぽ｜任意継続に関するよくある質問）。

協会けんぽ以外の健康保険組合に入っていた人は、その組合の案内を確かめてください。

ハローワーク（失業保険）｜要るのは離職票

失業保険（雇用保険の基本手当）の手続きは、話が別です。ハローワークの案内で、受給手続きに持っていくよう書かれているのは「雇用保険被保険者離職票（－1、2）」です。会社から離職票が交付されない場合は、住居地を管轄するハローワークに問い合わせるよう案内されています（ハローワークインターネットサービス｜雇用保険の具体的な手続き）。

離職票がなかなか届かない人は、離職票が届かない時の動き方も読んでみてください。

転職先に出す｜何を確かめたいのかを聞く

転職先が退職証明書を求める理由は、会社ごとに違います。在籍していた期間を見たいのか、前の会社を辞めた日を確かめたいだけなのか。何で足りるかを決めるのは、出してほしいと言っている転職先です。

だから、聞いていいのです。「前の会社に請求していますが、届くまでに時間がかかりそうです。確認したい内容が退職日でしたら、手元の離職票や源泉徴収票でもよいでしょうか」。この一言で、話が早く進むこともあります。

会社に頼まずに手に入る、退職証明書の代わり

前の会社に連絡するのがつらい。そう感じるのは、わがままではありません。辞めるまでに、それだけ気力を使ってきたということです。だから、会社を通さない道を先に知っておいてください。

年金事務所で「資格喪失等確認通知書」を請求できる

日本年金機構の案内では、国民健康保険などへ切り替える時、被保険者だった本人が「健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失等確認請求書」を年金事務所などに出すと、資格を失った日などを証明する確認通知書が交付されます。添付書類は原則不要で、窓口に持っていくか郵送で出せます（日本年金機構｜国民健康保険等へ切り替えるときの手続き）。

会社を通さず、自分で請求できる証明がある。これを知っているだけで、気持ちの重さはずいぶん違います。国民健康保険や国民年金の窓口で使えるかは、出す先に確かめてから請求してください。

源泉徴収票は、会社から届くはずの書類

所得税法第226条では、年の途中で退職した人について、会社は退職の日以後1か月以内に源泉徴収票を交付しなければならないと定めています（e-Gov法令検索｜所得税法）。こちらから頼まなくても、届くのが本来の形です。

退職日が書かれていれば、江東区のように国民年金の手続きで退職日を確かめる書類の例に挙げている自治体もあります（江東区｜会社などを退職したとき）。届いたら、捨てずにとっておいてください。

退職証明書の代わりにならないもの・気をつけたいこと

代わりを探す時に、つまずきやすい所もあります。先に知っておけば、窓口で追い返される悔しさを減らせます。

雇用保険被保険者証は、国保の手続きに使えない例がある

江戸川区の国民健康保険の案内には、「雇用保険被保険者証では手続きできませんのでご注意ください」とはっきり書かれています（江戸川区｜国民健康保険の加入手続き）。手元にあるからといって、それで足りるとは限りません。

離職票と退職証明書は、別の書類

離職票は雇用保険の手続きで使う書類で、退職証明書は労働基準法第22条にもとづいて会社に請求する証明書です（e-Gov法令検索｜労働基準法）。国民年金などでは離職票が退職証明書の代わりになりますが、逆向きは別の話です。失業保険の手続きで持っていくのは離職票と、ハローワークは案内しています。退職証明書で足りるかを知りたい時は、ハローワークに直接聞いてください。

出す前に、窓口へ電話で一言

ここに挙げた書類は、どれも「公的な案内に例として載っていた」ものです。必ず受け付けてもらえる、という意味ではありません。「退職証明書が手元にないのですが、離職票で手続きできますか」。この一言を先に電話で聞くだけで、窓口で慌てずに済みます。

それでも退職証明書が要る時の、会社への頼み方

提出先に聞いた結果、「やはり退職証明書を」と言われることもあります。その時は、遠慮しながらお願いする必要はありません。

退職証明書は、請求されたら会社が交付する書類

労働基準法第22条第1項では、退職した人が、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について証明書を請求した場合、会社は遅滞なく交付しなければならないと定めています（e-Gov法令検索｜労働基準法）。頼むのは、法律で認められた請求です。

同じ条文の第3項には、証明書に本人が請求しない事項を書いてはならない、ともあります。退職の理由まで書かれたくないなら、提出先が必要とする項目だけを伝えて頼む形が考えられます。

感情を入れず、用件だけのメールで

電話がつらいなら、メールで構いません。文字に残る形の方が、あとで「いつ頼んだか」を説明する時にも役立ちます。たとえば、こんな形です。

「お世話になっております。〇月〇日付で退職した（氏名）です。提出先の都合により、退職証明書の交付をお願いしたく、ご連絡しました。記載してほしい項目は（項目）です。お手数ですが、〇日までにご返信いただけますと助かります。」

謝る言葉も、辞めた理由の説明も、いりません。書き終えたら、送る前に一晩おいても大丈夫です。

退職証明書を出してもらえない時の相談先

頼んでも返事が来ない。「うちは出していない」と言われた。そんな時も、一人で抱え込まなくて大丈夫です。

総合労働相談コーナーに相談できる

厚生労働省の案内では、総合労働相談コーナーは都道府県労働局や全国の労働基準監督署内などに置かれ、予約不要・無料で相談できます。相談員が不在の日もあるため、行く前に電話で確かめるよう勧められています。労働基準法などに違反する疑いがある場合は、労働基準監督署などの担当部署に取り次ぐ仕組みです（厚生労働省｜総合労働相談コーナーのご案内）。

頼んだ日のメールや、やり取りの記録を持っていくと、状況を伝えやすくなります。出てこない時は、窓口に相談していいのです。

待っている間は、代わりの書類で進められないか聞く

相談している間も、手続きの期限は進みます。提出先には「前の会社に請求しているが、まだ届いていない」と正直に伝え、この記事の早見表にある書類で先に進められないか聞いてみてください。待つだけの時間を、少しでも短くできます。

退職証明書の代わりについてよくある質問

退職証明書の代わりになるものは何ですか？

使う目的によって違います。国民年金の切り替えでは、厚生労働省の必要書類リストに、退職証明書・健康保険の資格喪失証明書・離職票などのいずれかが挙がっています（厚生労働省｜必要書類リスト）。まず提出先に、何を確かめたいのかを聞くのが近道です。

離職票は退職証明書の代わりになりますか？

国民年金の切り替えや、協会けんぽの任意継続では、離職票（任意継続では、証明印のある写し）が退職日を確かめる書類の例に挙がっています（厚生労働省｜必要書類リスト／協会けんぽ）。国民健康保険は市区町村によって扱いが違うため、窓口で確認してください。

ハローワークの手続きに、退職証明書は使えますか？

ハローワークの案内で、失業保険の受給手続きに持参するよう書かれているのは離職票です。離職票が会社から交付されない時は、住居地を管轄するハローワークに問い合わせるよう案内されています（ハローワークインターネットサービス）。

会社に連絡せずに、退職日を証明する方法はありますか？

日本年金機構の案内では、本人が年金事務所などに「健康保険・厚生年金保険資格取得・資格喪失等確認請求書」を出すと、資格を失った日などを証明する確認通知書が交付されます。添付書類は原則不要で、郵送でも出せます（日本年金機構）。使えるかは提出先に確かめてください。

転職先に退職証明書を求められたら、代わりの書類でもいいですか？

転職先が何を確かめたいかによります。何で足りるかは転職先が決めることなので、転職先に「確認したい内容は何か」「手元の書類で足りるか」を聞いてみてください。

退職証明書を出してもらえない時は、どこに相談すればいいですか？

都道府県労働局や労働基準監督署内などにある、総合労働相談コーナーが窓口です。予約不要・無料で相談できます（厚生労働省｜総合労働相談コーナーのご案内）。

まとめ｜退職証明書の代わりになるものは、目的で決まる

退職証明書の代わりになるものは、何の手続きに使うかで変わります。国民年金なら離職票や資格喪失証明書、任意継続なら離職票の写しなど。国民健康保険は市区町村で違い、ハローワークで要るのは離職票です。転職先には、何を確かめたいのかを聞いてみてください。

前の会社に連絡するのがつらいなら、年金事務所に自分で請求できる証明もあります。それでも退職証明書が要る時は、用件だけのメールで請求して大丈夫です。前の会社に頭を下げなくても、進める道はあると、覚えておいてください。