【メールに時間がかかるhsp】間違いがないか不安になる！対処法をお伝えします

「メールが間違っていないか不安で送信ボタンをなかなか押せない」

そう思って、件名・宛名・相手の名前・内容を確認。最後に添付ファイルを確認し、「大丈夫」と確信を得てからようやく送信。メールの作成にはものすごく時間がかかり、周りから気にしすぎだと言われる毎日。

このように、メール作成時に間違いがないか不安になり、過剰に確認してしまって悩んでいませんか？かくいう私は、メールの作成時に何度も何度も誤字がないか確認し、しまいには添付したファイルの中身まで確認しないと気が済まないほど、メール作成が苦手で神経を使っています。

確かに間違いがないか確認することは仕事を進める上で重要ですが、毎回メールの作成で神経をすり減らしていては心が持ちません。そこで今回は、メールの作成時に不安になる方へ向けて、メール作成時の不安あるあるや気にしなくなる方法をご紹介します。

メール作成時に間違いがないか不安になるHSP

メールを作成する時って、確認することがたくさんありますよね。件名・宛先・言葉遣い・内容・添付ファイル・・・・。挙げ出したらキリがありません。

まずは、メール作成時に間違いがないか不安になるHSPあるあるについて一緒に見ていきましょう。当てはまる人は、次項の対処法も要チェックです！

件名をどうするべきか迷う

特にメールの送り方に規定のない会社だと、件名をどのようにしようか迷いませんか？「会社名にするのが良いか、メールの内容にするべきか・・・。はたまた両方なのか。でも長くなってしまうな。」など、気になることがたくさんあります。

他にも「『〇〇の件について』と記載すると、ちょっと拙くはないかな？」など、一見気にする必要のないことでも気になってしまうものです。

名前や敬称が間違っていないか何度も確認する

相手の名前や敬称が間違ってないか何度も確認していませんか？例えば「〇〇　代表取締役社長」であれば、「社長ってつける必要ある？」「様っている？」などなど、気になって毎回調べてはいませんか？

他にも、「会社名だけだと失礼かな？」「名前わからないからご担当者様にしたけど失礼じゃないかな？」など、名前・敬称1つでも気になることがたくさんあります。

添付ファイルの内容が合っているか名前は適切か確認する

とっても個人的な感想ですが、添付ファイルを付けなければいけないメールは、一番大変。「添付ファイルの名前は適切か」「ファイルの容量は重すぎないか」「そもそも中身はあっているか」などなど、確認することがたくさんあります。

特に外部に漏らしてはいけないような大切な文書をメールで添付する際は、とっても慎重。酷く神経をすり減らしてしまいます。

最後の署名が間違っていないか確認する

メールの最後に記載する署名。テンプレートで設定しておくと、自動でメールを作るたびに生成してくれるものですが、それでも間違ってないか確認することはありませんか？

「テンプレートで設定しているんだから大丈夫」と頭では分かっていても、電話番号・名前・ホームページのURLなど、間違えていないか過剰に確認してしまいます。

相手が誤解しないか何度も読み返す

一番確認で時間がかかるのは何といっても本文。「相手に誤解が生まれないような文章か」「日時など間違いなく伝わるか」など確認することがいっぱい。特に日時を伝える時や、希望を伺う時などは、誤解が生まれる表現をしていないか特に何度も確認したり、修正したりしてしまいます。

言葉遣いや敬語が適切か確認する

あなたはメールの本文作成時に、適切な敬語が使われているか気になって何度も確認することはありませんか？

例えば、本当に敬語の使い方がこれであっているのか何度もインターネットで検索してしまったり、違う表現はないか探してみたりと、非常に気を使う部分です。

送信済みメールを確認するのが怖い

メールを送信してしまった後に確認するのもミスをしない上で大切なこと。しかし、送信済みメールを送るのってとても怖いものです。

「もし間違えていたらどうしよう」「送信取り消し前に開封されたらどうしよう」など、間違っていたときのことを考えて頭がいっぱいになってしまいます。

返信が遅いと怒らせたのではないかと不安になる

メールを送っても返信が一向に返ってこないと不安になりませんか？「もしかして私が送ったメールに間違いがあったのか」「私のメールで怒らせたのではないか」「そもそもしっかり送信できていなかったのではないか」など、不安なことがたくさん。

大抵このような不安は全く外れて、相手の都合が悪かっただけの時が多いものですが、過剰に心配してしまいます。

句読点のみだと怒っていると勘違いされないか怖い

作成したメールが句読点のみだと、自分が怒っているんじゃないかと勘違いされないか怖くなることはありませんか？確かにビジネスメールなので句読点だけのメールは基本であり、特段気にする必要はないはず。

しかし、自分が読み手になって考えた時に、句読点のみだと圧力を感じてしまうため、自分も句読点のみのメールを作成する時は、相手に圧力を与えていないかと気になるものです。

CC・BCCを過剰に確認する

宛名を指定する時に、CC・BCCにユーザーを追加するケースもあるでしょう。この時も気になることがたくさん。例えば、「CCに追加する時は偉い人から順番にしなくちゃ」「BCCこれ本当に隠れて送信できるよね・・・」など、何度も過剰に確認することもあります。

以上10個のメール作成時に気になる「HSPあるある」をご紹介してきました。さて、ではこの不安はどうしたら軽減できるのでしょうか？次項では、HSPの私（アデペン）が実際に行ってきたメール作成時に気にしなくなる方法をご紹介していきます。

HSPがメール作成時に気にしなくなる方法

メール作成って大変ですよね・・・。本当に気になることがたくさんあって、メールだけで疲れてしまいます。だけど大丈夫。これからご紹介する、5つの方法を試すことで不安を軽減し、少しだけ気にならないようにできます。早速、見ていきましょう。

①件名は何パターンか事前に考えておく

メール作成時に気になるポイントとして出てくる件名。何を書いておくべきか、毎回悩んでしまうものです。そんな時は件名のパターンを作ってしまいましょう！

例えば「株式会社〇〇｜〜〜〜〜の件についてご質問」など、会社名と質問だったら最後に「〜についてのご質問」で締めるなど、テンプレート化してしまうのです。

テンプレート化してしまえば、毎回当てはまるだけで済むので余計なことを考える心配もなし。最後に一回だけ件名を確認するだけで十分となります。

②同じ内容で送るメールはテンプレートを作成しておく

「毎週同じようなメールを送っている」「送るメールは何パターンかに分けられる」という場合は、メールのテンプレートを作っておきましょう。最近では、Gメール・アウトルックなどのメールツールのほとんどで、事前に定型文を作成しておけます。

定型文を使えば、内容を変更する部分以外の文章を確認する必要がないため、チェックの時間を短縮できる上に、決まったところは間違えることも無いため安心です。

③送る直前に確認する項目を洗い出し最後にチェックする

事前に確認する項目を洗い出し、送る直前にだけチェックするというのも、時間短縮と安心するための方法です。例えば、「件名・宛名・本文〜」と確認する項目を出しておき、確認したらチェック。全てチェックが終わったら送るというフローを組みます。

すると、メール作成時に都度都度確認する必要が無い上に、しっかりと確認したと自信も持てるため、過剰に心配をすることが無くなります。

④句読点のみのメールはビジネスだからと割り切る

HSPは非常に繊細であるため、文章から感情を読み取ってしまうもの。そのせいか、句読点のみでやりとりすることの多いビジネスメールでは、毎回届くメールが怒っているかのように感じてしまい、心をすり減らしてしまいます。

ただ、ビジネスメールに関しては仕方ないと割り切るようにしましょう。これは感じてしまう気質の問題なので、すぐに対処するのは難しいです。従って、毎回「ビジネスメールだから仕方ない」と心の中でも思うように癖をつけることが大切。

最初は仕方ないと考えても気になってしまいますが、癖をつけることで次第に割り切れるようになります。時間はかかりますが、毎回「ビジネスメールだから仕方ない」と考えるようにしましょう。

⑤送信済みメールは確認したいものだけ見返すこと

「会社の命運を分ける重要メール」「個人情報を扱っている大切なメール」「登録・契約に関わる重要なメール」など以外は、送信済みメールを過剰に確認することを止めましょう。

送信済みメールは確認が必要なメールだけで十分です。簡単に相手に伝わっていればいいもの以外は無理をして確認する必要はありません。むしろ、送るまでに十分確認しているのですから、大丈夫。過剰に確認する癖を一つ一つ「まあいっか」にできると、非常に楽な気持ちになれます。

HSPはメールが苦手だけど、やり方次第では改善するよ！

HSPにとって、誰かとコミュニケーションを取る際の文章作りは非常に気にしてしまうものです。しかし、毎回時間をかける訳にもいきませんよね。ぜひ今回ご紹介した対処法を一度試してみてください。

とはいえ最初は私も非常にメールの作成に時間がかかっていたものです。特に公務員をしていた時代は、文章を気にする上司がたくさんいたことはもちろん、県民の情報を扱っていたこともあり慎重にメール作成を行っていました。

ただ、WEB業界へと転職することによって、「トライアンドエラーの精神が大事」と教わり、「メールのミスを恐れて仕事のスピードが遅くなるのはもったいない」と考えるようになりました。

もちろん公務員から転職したことで、扱っている情報の重さが少し軽くなったのも1つの理由でしょう。そして、対処法で紹介したようにテンプレートを使う、確認は最後だけにするなど自分の中でルールを決めたことで、メール作成も随分早くできるようになりました。

このようにルール化の大切さを学べたのは、WEB・IT業界に飛び込んだメリットだと感じています。みなさんもぜひ、ルール化を行いメール作成の負担を軽減してみてくださいね。

また、今回ご紹介したような仕事のあるあるについて下記記事でたくさんまとめてあります。HSPが感じやすい仕事・職場のあるあると、対処法にもアクセスできるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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